Jak připravit firmu na stěhování do zahraničí

Stěhování firmy do zahraničí není jen o tom, sbalit nábytek a techniku. Mění se provoz, vnitřní procesy, smluvní vztahy i způsob, jak fungujete se zákazníky. A když to podceníte, zaplatíte to nejen časem, ale i reputací.

Proto je důležité vědět, co všechno taková změna obnáší. V tomto článku si projdeme všechny kroky, které budete muset zvládnout, abyste proces zvládli efektivně a bez problémů.

Proč se firmy stěhují do zahraničí

Důvodů, proč se firmy rozhodnou přesunout do jiné země, je celá řada. A nejde jen o nadnárodní korporace. Často se jedná i o menší podniky, které hledají stabilnější zázemí nebo nové obchodní příležitosti. Takové rozhodnutí bývá výsledkem pečlivého vyhodnocení současných podmínek a hledání efektivnějšího fungování.

Mezi nejčastější důvody firem patří:

• Rozšíření působnosti na nové trhy.
• Snížení provozních nákladů, např. na mzdy nebo energie.
• Bližší kontakt s klíčovými partnery nebo zákazníky.
• Výhodnější daňové a právní prostředí.
• Příznivější legislativa nebo menší byrokratická zátěž.

Každý přesun je jiný. Někdy se stěhuje celá firma, jindy jen jedna pobočka, kancelář nebo výrobní provoz. V každém případě je potřeba se připravit nejen na logistiku, ale i na změny v chodu firmy.

Co obnáší stěhování firmy do zahraničí po administrativní stránce

Přesun vybavení je jen část. Důležité je zvládnout i věci jako změna sídla, daně, pracovní smlouvy nebo nové účetní postupy.

Změna sídla a zápis do obchodního rejstříku

Je nutné upravit údaje ve veřejných registrech a nahlásit změnu i dalším institucím, například finančnímu úřadu, zdravotním pojišťovnám nebo bance. Záleží, jestli jde o stěhování firmy jako celku, nebo jen o novou pobočku. V každém případě je důležité připravit a doložit potřebné dokumenty, často s překladem a ověřením.

Registrace k DPH a nové daňové povinnosti

Přesun do jiné země znamená obvykle novou registraci k DPH. Každá země má jiná pravidla, včetně lhůt pro podání přiznání, vedení evidence nebo způsobu komunikace s úřady. Některé státy vyžadují jmenování místního daňového zástupce. Proto se vyplatí se mít po ruce místního poradce, který vám pomůže se v tom zorientovat.

Například při stěhování do Německa se řeší i přihlášení vozidel, nová daňová identifikace, nebo uznání pracovních smluv podle tamního práva.

Pracovněprávní změny a smlouvy se zaměstnanci

Pokud se stěhuje i část týmu, je nutné upravit smlouvy. V některých případech postačí dodatek, jindy musíte sepsat novou smlouvu dle práva dané země. Přibývají také povinnosti v oblasti zdravotního a sociálního pojištění.

Účetnictví, GDPR a právní rámec

Každá země má svá pravidla pro vedení účetnictví, včetně formy daňových dokladů, archivace účetních knih nebo například jazyka, ve kterém musí být vedeny. Totéž platí i pro zpracování osobních údajů. Je třeba ověřit, zda jsou interní procesy v souladu s GDPR i konkrétní národní legislativou. V praxi to může znamenat úpravy obchodních podmínek nebo uzavření nových smluv s partnery a klienty.

Jak správně naplánovat stěhování firmy bez narušení provozu

Přestěhovat firmu tak, aby vše fungovalo během i po přesunu, není otázka štěstí, ale dobré přípravy. Každý krok potřebuje odpovědného člověka, přehledný časový plán a předem vyřešenou koordinaci.

Nejde jen o to, kdy se bude balit. Důležité je vědět, jaký bude postup po příjezdu, kdo má na starosti připojení techniky nebo kdy budete informovat klienty. Čím konkrétnější plán, tím menší prostor pro chaos.

Tipy, jak lépe zorganizovat stěhování vaší firmy:

• Začněte s předstihem, ideálně 3 až 6 měsíců dopředu.
• Informujte včas zaměstnance i klienty.
• Sestavte malý tým lidí, kteří pohlídají klíčové části přesunu.
• Rozdělte stěhování na menší části a každou naplánujte zvlášť.

Čím lépe bude stěhování rozfázované, tím lépe se pohlídá a případný problém nezpůsobí řetězovou reakci.

Na co si dát pozor při stěhování firemního vybavení

Problémy při stěhování firmy do zahraničí většinou nevzniknou kvůli velkým strojům nebo nábytku. Ty se prostě naloží a převezou. Nejčastěji se zadrhne na detailech, které předem nikdo neřešil.

Zařízení, která musí fungovat hned

Servery, síťové prvky, důležité počítače… Pokud mají být funkční ihned po přestěhování, musí být označené, naložené zvlášť a mít připravený plán zapojení. Počítejte i s dostupností IT technika na místě, který všechno zprovozní.

Věci, za které nikdo neodpovídá

Kabely, prodlužovačky, sdílené periferie, archivní složky. Zkrátka věci, za které nikdo přímo neodpovídá. Snadno se ztratí nebo přistanou tam, kde je nikdo nečeká. Je dobré určit osobu, která za takové položky převezme odpovědnost a připraví jejich seznam.

Likvidace přebytečného vybavení

Staré regály, rozbitý nábytek, nefunkční tiskárny. Pokud se nerozhodne dopředu, co se s nimi udělá, většinou se naloží „jen pro jistotu“. Výsledkem je chaos a plný sklad věcí, které už nikdo nechce. Předem si nastavte pravidla, co se vyhazuje, co daruje a co uskladní.

Zabezpečení dat a záloh

Stěhování IT vybavení vyžaduje nejen pečlivé balení, ale i zálohy dat a přehled o tom, co se kam stěhuje. Pokud se ztratí disk nebo NAS, může to znamenat výpadek systému, ale i ztrátu citlivých údajů. Data zálohujte, zařízení označte a mějte plán, jak vše zprovozníte co nejrychleji.

Kdy se při stěhování firmy do zahraničí vyplatí najmout profesionály

Jsou situace, kdy se stěhování firmy svépomocí jednoduše nevyplatí. Týká se to hlavně náročnějších přesunů, například když je potřeba přestěhovat více oddělení, zvládnout vše v krátkém čase nebo zajistit, aby provoz běžel bez přerušení.

Záleží také na tom, jaké máte kapacity. Pokud nemáte vlastní techniky, zkušenosti s logistikou nebo člověka, který by celý přesun koordinoval, profesionální podpora může být nejen jednodušší, ale i bezpečnější.

Odborná firma totiž nepřeváží jen nábytek. Pomůže i s plánem, balením, značením, komunikací s úřady a zajištěním pojištění. Vy se mezitím můžete věnovat tomu, co je pro firmu opravdu důležité.

Tohle všechno můžete pustit z hlavy:

• Zajištění techniky, vozidel a personálu.
• Balení, demontáž a opětovné smontování vybavení.
• Koordinace přepravy s ohledem na provoz a přístup.
• Administrativa a komunikace s úřady, i v zahraničí.
• Pojištění přepravovaného vybavení.
• Operativní řešení nečekaných situací během stěhování.

Pokud hledáte partnera, na kterého se můžete spolehnout, jste na správném místě. Naše společnost A-stěhování má za sebou přesuny pro firmy jako FIO banka nebo Pražská teplárenská. Ať už jde o kancelář, sklad nebo celé zázemí, vše zvládneme s přehledem, bez zbytečných komplikací a v termínu.

Vyplňte nezávaznou poptávku. Podíváme se na vaši situaci a navrhneme řešení na míru.